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Ansgar H. Licher schrieb:
<blockquote cite="mid:200907301122.18889.al@lw-systems.de" type="cite">
<pre wrap="">Hallo Herr Marx,
Am Mittwoch 29 Juli 2009 schrieb Alexander Marx:
...
</pre>
<blockquote type="cite">
<pre wrap=""> 1. kann man irgendwo eine retentiontime einstellen, das Emails, die 10
Jahre alt sind, auch automatisch gelöscht werden? (oder ist openbenno nicht
gesetzeskonform und bietet dieses Feature garnicht?)
</pre>
</blockquote>
<pre wrap=""><!---->...
die Anforderungen an die revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung
von E-Mails ergeben sich aus den GoB, GoBS, HGB, AO und der GdPDU.
Im Bereich des HGB werden handelsrechtliche und im Bereich der AO insbes.
steuerrechtliche Aspekte definiert. In der Praxis sind diese teilweise
widersprüchlich, was Ihnen jeder Steuerberater oder Fachanwalt für
Steuerrecht usw. darlegen kann.
Aus dem Bündel dieser Gesetztestexte ergeben sich jedoch Anforderungen, die in
bezug auf die revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung zu beachten
sind. Bspw. definiert der Gesetzgeber Aufbewahrungszeiträume für
unterschiedliche Unterlagen, nämlich 6 Jahre und 10 Jahre.
Der Gesetzgeber sagt jedoch ausdrücklich nichts dazu, dass betroffene
Unterlagen nach Ablauf der Frist gelöscht werden *müssen*. Sie dürfen Sie
nach Ablauf der Fristen löschen (aber auch weiter aufbewahren). Der Fiskus
bzw. der Gesetzgeber hat keine Rechtsgrundlage, Sie zur Herausgabe von
Unterlagen zu verpflichten, die über diese Zeitgrenzen hinaus gehen.
Aus ganz anderen (nicht-fiskalischen) Gesichtspunkten heraus kann es ggf.
interessant sein, Unterlagen bis zu 30 Jahren aufzubewahren.
Insofern lässt sich mit Open Benno MailArchiv E-Mailarchivierung in diesem
Sinne betreiben. Wir garantieren und gewährleisten (wie auch auf den
einschlägiigen Web-Sites dokumentiert) die Revisionssicherheit und
Gesetzeskonformität ausschließlich für die kommerzielle Variante (Benno
MailArchiv), für die wir als Hersteller einstehen usw., nicht jedoch für die
Open Source Variante, auch wenn diese sich bis dato kaum unterscheiden. (Aus
nachvollziehbaren Gründen können wir bei unseren Kunden nur für etwas
geradestehen, was unter unserer Kontrolle steht).
Andere Rechtsprobleme können darüber hinaus entstehen, wenn bspw. die private
E-Mail-Nutzung über die Infrastruktur des Arbeitgebers geduldet wird (bzw.
nicht abschlägig geregelt ist). Hier wird der Arbeitgeber zum
Telekommunikationsdienstleister für seine Mitarbeiter (im Sinne des TKG und
des TKDG).
Um Rechtssicherheit bei der Mail-Archivierung zu erlangen sollten darüber
hinaus Regelungen getroffen werden, was bspw. passiert, wenn jemand
unaufgefordert eine Initiativbewerbung an das Unternehmen schickt, die nicht
zu einem Beschäftigungsverhältnis führt bzw. vom Unternehmen verworfen wird.
Im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) wären diese personenbezogenen
Daten nach 14 Tagen zu löschen. Das geht aber in einem Mail-Archiv nicht,
wenn die Anforderungen nach GoB, GoBS, HGB, AO und GdPDU eingehalten werden
sollen. Auch hier verlangt der Gesetzgeber die Quadratur des Kreises vom
Steuerzahler. Nach meinen Informationen kann hier durch entsprechende
juristische Maßnahmen ausreichende Abhilfe geschaffen werden. Näheres ist mit
Rechtsgelehrten (aka Rechtsanwälten) zu klären.
Disclaimer:
Die hier vorgenommene Betrachtung rechtlicher Aspekte stellt keine
Rechtsberatung dar, bzw. kann und will eine solche aus standesrechtlichen
Gründen auch nicht ersetzen.
Freundliche Grüße,
Dipl.-Ing. Ansgar H. Licher
(Geschäftsführer)
</pre>
<pre wrap="">
<hr size="4" width="90%">
_______________________________________________
users mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:users@openbenno.org">users@openbenno.org</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://www.openbenno.org/mailman/listinfo/users">https://www.openbenno.org/mailman/listinfo/users</a>
</pre>
</blockquote>
<br>
Vielen Dank für Ihre Ausführungen, dieser Sachverhalt ist mir bekannt.<br>
Es ging vielmehr darum, Speicherplatz zu "sparen" in dem man alles, was
älter als 10 Jahre ist, löscht.<br>
Eine automatisierung (Durch einstellung einer "retentiontime" im
Webfrontend wäre vorteilhaft.<br>
<br>
Weiterhin besteht im Unternehmen bereits eine Richtlinie, die jegliche
private mails verbietet.<br>
Daher haben wir damit die Grundlagen geschaffen, alle mails archivieren
zu können.<br>
<br>
Die Fragen kamen auf, da das Webfrontend (openbenno) so gut wie keine
Einstellungen bietet.<br>
Wie diese Möglichkeit bei der kommerziellen Version aussehen, kann ich
nicht beurteilen, da mir das kommerzielle Produkt nicht zum testen
vorliegt.<br>
<br>
Vielen Dank nocheinmal.<br>
<div class="moz-signature">-- <br>
<title></title>
<br>
<br>
<div class="moz-signature"><br>
<table border="0" cellpadding="2" cellspacing="2" height="129"
width="600">
<tbody>
<tr>
<td valign="top"><img alt="w"
src="cid:part1.02010808.04080707@oab.de" height="94" width="59"><br>
</td>
<td valign="top"><b><font face="Arial">Alexander Marx</font></b><br>
<pre class="moz-signature" cols="72">Fachinformatiker Systemintegration
ACE (Astaro certified engineer)
LPIC (101)</pre>
<br>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<pre class="moz-signature" cols="72">Ostangler Brandgilde
Flensburger Str. 5
24376 Kappeln
Tel.: (04642) 91 47 - 62
Fax: (04642) 91 47 - 77
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Aufsichtsratsvorsitzender: Hans-Walter Jens
Vorstand: Friedrich Windgassen, Jens-Uwe Rohwer
Amtsgericht Flensburg HRB-Nr. 158 KA
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