[openbenno-users] Openbenno 1.0.5 retention, single instanceing

[Ansgar H. Licher]

Hallo Herr Marx,

Am Mittwoch 29 Juli 2009 schrieb Alexander Marx:
...
>  1. kann man irgendwo eine retentiontime einstellen, das Emails, die 10
> Jahre alt sind, auch automatisch gelöscht werden? (oder ist openbenno nicht
> gesetzeskonform und bietet dieses Feature garnicht?)
...

die Anforderungen an die revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung 
von E-Mails ergeben sich aus den GoB, GoBS, HGB, AO und der GdPDU.

Im Bereich des HGB werden handelsrechtliche und im Bereich der AO insbes. 
steuerrechtliche Aspekte definiert. In der Praxis sind diese teilweise 
widersprüchlich, was Ihnen jeder Steuerberater oder Fachanwalt für 
Steuerrecht usw. darlegen kann.

Aus dem Bündel dieser Gesetztestexte ergeben sich jedoch Anforderungen, die in 
bezug auf die revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung zu beachten 
sind. Bspw. definiert der Gesetzgeber Aufbewahrungszeiträume für 
unterschiedliche Unterlagen, nämlich 6 Jahre und 10 Jahre.
Der Gesetzgeber sagt jedoch ausdrücklich nichts dazu, dass betroffene 
Unterlagen nach Ablauf der Frist gelöscht werden *müssen*. Sie dürfen Sie 
nach Ablauf der Fristen löschen (aber auch weiter aufbewahren). Der Fiskus 
bzw. der Gesetzgeber hat keine Rechtsgrundlage, Sie zur Herausgabe von 
Unterlagen zu verpflichten, die über diese Zeitgrenzen hinaus gehen.

Aus ganz anderen (nicht-fiskalischen) Gesichtspunkten heraus kann es ggf. 
interessant sein, Unterlagen bis zu 30 Jahren aufzubewahren.

Insofern lässt sich mit Open Benno MailArchiv E-Mailarchivierung in diesem 
Sinne betreiben. Wir garantieren und gewährleisten (wie auch auf den 
einschlägiigen Web-Sites dokumentiert) die Revisionssicherheit und 
Gesetzeskonformität ausschließlich für die kommerzielle Variante (Benno 
MailArchiv), für die wir als Hersteller einstehen usw., nicht jedoch für die 
Open Source Variante, auch wenn diese sich bis dato kaum unterscheiden. (Aus 
nachvollziehbaren Gründen können wir bei unseren Kunden nur für etwas 
geradestehen, was unter unserer Kontrolle steht).

Andere Rechtsprobleme können darüber hinaus entstehen, wenn bspw. die private 
E-Mail-Nutzung über die Infrastruktur des Arbeitgebers geduldet wird (bzw. 
nicht abschlägig geregelt ist). Hier wird der Arbeitgeber zum 
Telekommunikationsdienstleister für seine Mitarbeiter (im Sinne des TKG und 
des TKDG).
Um Rechtssicherheit bei der Mail-Archivierung zu erlangen sollten darüber 
hinaus Regelungen getroffen werden, was bspw. passiert, wenn jemand 
unaufgefordert eine Initiativbewerbung an das Unternehmen schickt, die nicht 
zu einem Beschäftigungsverhältnis führt bzw. vom Unternehmen verworfen wird. 
Im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) wären diese personenbezogenen 
Daten nach 14 Tagen zu löschen. Das geht aber in einem Mail-Archiv nicht, 
wenn die Anforderungen nach GoB, GoBS, HGB, AO und GdPDU eingehalten werden 
sollen. Auch hier verlangt der Gesetzgeber die Quadratur des Kreises vom 
Steuerzahler. Nach meinen Informationen kann hier durch entsprechende 
juristische Maßnahmen ausreichende Abhilfe geschaffen werden. Näheres ist mit 
Rechtsgelehrten (aka Rechtsanwälten) zu klären.

Disclaimer:
Die hier vorgenommene Betrachtung rechtlicher Aspekte stellt keine
Rechtsberatung dar, bzw. kann und will eine solche aus standesrechtlichen
Gründen auch nicht ersetzen.

Freundliche Grüße,

Dipl.-Ing. Ansgar H. Licher
(Geschäftsführer)

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Tel: +49 (0)5403 / 5556  ++  Fax: +49 (0)5403 / 7 95 89 97

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